Title: Call for Proposals - Small Grants Programme "Elections 2018" (EDMITE Project).

Reg. no.: EoI18/01692

Launch date: 09 February 2018, 19:11 (GMT+2:00)

Deadline: 05 March 2018, 16:00 (GMT+2:00)

Procurement method: Expression of Interest

Category & Sub-category: Grants;Grants to Beneficiaries


Overview:

OVERVIEW

 UNDP Moldova’s Project “Enhancing democracy in Moldova through inclusive and transparent elections” (EDMITE) in partnership with the Central Electoral Commission of Moldova (CEC) and the Center for Continuous Electoral Training (CICDE) is launching a Call for proposals for the “SMALL GRANTS PROGRAM – Elections 2018” (further referred to as SGP – Elections 2018).
The Goal of the SGP – Elections 2018 is to deliver civic and voter education activities using a person-to-person approach directed at specific target groups of Moldovan citizens usually not fully reached by general information campaigns, as described in the Applicant’s Guidelines.

 The civic education and voter education activities shall be delivered in 2 Phases. Phase 1 (March – July) will aim at providing information on the actors in electoral processes and the role of the citizen, whereas Phase 2 (August – November) will be focused on explaining to the voters the recent changes in the electoral system and subsequently in electoral processes.

 Timeframe of the Projects is March – November 2018.

 The maximum requested by an Applicant amount in the Project Proposal Budget should not exceed USD 10,000 per Project, covering both Phases.

 Application Form and Applicant’s Guidelines are posted on the UNDP Moldova website http://www.undp.md/tenders/index/shtml. These documents can also be received by sending a request to Ms. Victoria Ignat at victoria.ignat@undp.org.

 THE APPLICATION PACKAGE SHOULD CONTAIN THE FOLLOWING DOCUMENTS

  • Application Form (which will include the requested budget and activity timelines) filled in either Russian, Romanian or English languages. (Handwritten Application Forms will not be accepted);
  • Copy of the Registration Certificate to prove that the Applicant is a registered legal entity;
  • Declaration of partnership, where applicable, signed by parties;
  • CVs of Project Managers and team members involved in the process of the Project implementation (compiled in the same format for the whole team);
  • To the extent possible, a brief overview of previous relevant activities of the applying entity (including recommendation letters from other donors, newsletters, brochures, any other relevant material/information);
  • Other relevant materials to increase credibility of the Applicant for the donor and to complement the Project justification.

 SUBMISSION OF OFFERS

Offers can be submitted either in hard copy, or electronically. Offers received by fax will be rejected. Incomplete offers shall not be examined.

  1. a) Documents/offers in hard copy need to be submitted by post, or delivered physically in a sealed envelope marked: SGP – Elections 2018 to the following address:

                                UNDP Moldova, 131, 31 August 1989 str., MD-2012,

                                Chisinau, Republic of Moldova

                                Attention: Registry Office/Procurement

  1. b) Offers sent electronically need to be addressed to tenders-Moldova@undp.org with the title SGP – Elections 2018 clearly indicated in the subject of the e-mail.

Deadline for submission of Project Proposals is 5th March 2018 at 16:00 (Moldova Local Time).

The rules and procedures that will guide the submission, selection and implementation of the SGP – Elections 2018 can be found in the Applicant’s Guidelines.

For any questions or additional information, please contact:

Ms. Victoria Ignat at victoria.ignat@undp.org  with copy to

Ms. Eva Bounegru at eva.bounegru@undp.org

All clarifications questions and answers related to the application process will be published on UNDP Moldova web-site http://www.undp.md/tenders/index.shtml under the respective grants competition page.

INFORMATION SESSIONS FOR POTENTIAL APPLICANTS

The EDMITE Project together with CEC and CICDE will organize 3 regional information sessions for interested NGOs/CSOs to address final questions regarding the process or the content of the proposals. Representatives of entities willing to apply under this grant competition are invited to attend any of the information sessions, as per schedule below:

Balti - February 26, 2018, at 11:00. VisPas Hotel, Stefan cel Mare St 1/2;

Chisinau - February 26, 2018, at 15:30, 119 Alecsandri Street, Central Electoral Commission, Conference Room, 3rd Floor;

Cahul - February 27, 2018, at 11:00. PRUT Restaurant, 5 Alexei Sciusev St.;

All interested applicants are asked to confirm their participation to Ms. Victoria Ignat at

victoria.ignat@undp.org or by telephone at 060008805, and copy to Ms. Liliana Grecu at

liliana.grecu@undp.org  by February 22, 2018 at 17.00 (Moldova Local Time).

 

CONTEXT

Proiectul PNUD “Consolidarea democrației în Moldova prin alegeri incluzive și transparente”(EDMITE) în parteneriat cu Comisia Electorală Centrală (CEC) și Centrul de Instruire Continuă în Domeniul Electoral (CICDE) lansează un Concurs de Proiecte în cadrul  “PROGRAMULUI DE GRANTURI MICI – Alegeri 2018” (în continuare PGM – Alegeri 2018).
Scopul PGM – Alegeri 2018 constă în oferirea activităților de educație civică și informare a alegătorilor utilizînd abordarea “de la persoană la personă” cu implicarea grupurilor țintă specifice de cetățeni ai Republicii Moldova, care de obicei nu sunt vizate, în mod special, în cadrul campaniilor generale de informare, după cum este descris în Ghidul de Aplicare.

Activitățile de educație civică și informare a alegătorilor se vor desfășura în 2 Etape. Prima etapă (martie-iulie) se va axa pe oferirea informației ce ține de actorii implicați în procesele electorale  și rolul cetățenilor, pe când etapa a doua (august-noiembrie) se va concentra pe informarea detaliată a alegătorilor despre schimbările recente introduse în sistemul electoral, și respectiv în procesele electorale.

Perioada de implementare a proiectelor este martie – noiembrie 2018.

Suma maximă care poate fi solicitată de aplicanți pentru bugetul Propunerilor de Proiect nu trebuie să depășească 10,000 dolari SUA, pentru ambele etape.

Formularul și Ghidul de Aplicare sunt plasate pe pagina web a PNUD în Moldova http://www.undp.md/tenders/index/shtml. Aceste documente pot fi solicitate și prin e-mail de la Dna Victoria Ignat la următoarea adresă electronică victoria.ignat@undp.org.

DOSARUL DE APLICARE TREBUIE SĂ INCLUDĂ URMĂTOARELE DOCUMENTE:

  • Formularul de Aplicare (care va include bugetul solicitat și un plan calendaristic de acțiuni) completat fie în română, engleză sau rusă. Formularele de aplicare completate de mână nu vor fi acceptate;
  • Copia Certificatului de Înregistrare care demonstrează statutul juridic al Solicitantului*;
  • Acordurile de parteneriat, dacă este cazul, semnate de părțile implicate;
  • CV-urile Echipei de Proiect care va fi implicată în procesul de implementare a Proiectului (compilate în același format pentru toată echipa);
  • În măsura posibilităților, un sumar al activităților precedente realizate de Solicitant (inclusiv, scrisori de recomandare de la alți donatori, buletine informative, broșuri, ori ale materiale/informații relevante) care să demonstreze experiența și capacitatea de a implementa proiectul în conformitate cu rigorile PGM - Alegeri 2018.;
  • Alte materiale relevante care să sporească credibilitatea Solicitantului și să completeze informația prezentată la capitolul justificarea proiectului..
  • Organizațiile care vor lucra cu cetățenii din diasporă trebuie să fie înregistrate în Republica Moldova

DEPUNEREA PROPUNERILOR DE PROIECT

Propunerile pot fi depuse pe suport de hârtie și electronic. Propunerile expediate prin fax vor fi respinse. Dosarele incomplete nu vor fi examinate. 

  1. a) Documentele/propunerile pe suport de hârtie trebuie expediate prin poștă, ori depuse fizic într-un plic sigilat (marcat: PGM –Alegeri 2018) la următoarea adresă:

PNUD Moldova, strada 31 August 1989 nr. 131, MD-2012, Chișinău, Republica Moldova

În atenția: Oficiului de Înregistrare/Procurări.

  1. b) Propunerile în format electronic trebuie expediate la adresa de e-mail tenders-Moldova@undp.org cu titlul “PGM – Alegeri 2018” indicat în subiectul mesajului.

Termenul limită de depunere a Propunerilor de Proiect este 5 martie, 2018, ora 16:00 (ora locală a Moldovei.

Regulile și procedurile aferente procesului de depunere a dosarelor, selectare și implementare a PGM-Alegeri 2018 sunt descrise în Ghidul de Aplicare.

Pentru orice întrebări ori informații adiționale, persoanele de contact sunt:

Dna Victoria Ignat -  victoria.ignat@undp.org  cu copie

Dna Eva Bounegru -  eva.bounegru@undp.org

Toate întrebările de clarificare și răspunsurile ce țin de procesul de aplicare vor fi publicate pe pagina web a PNUD Moldova http://www.undp.md/tenders/index.shtml aferentă respectivului concurs de granturi.

SESIUNI DE INFORMARE PENTRU POTENȚIALII SOLICITANȚI

Echipa proiectului EDMITE împreună cu CEC și CICDE, vor organiza 3 sesiuni regionale de informare pentru ONG/OSC-urile interesate pentru a adresa întrebările finale legate de procedura de aplicare și/sau de conținutul Propunerilor de Proiect. Reprezentații entităților care intenționează să aplice la PGM - Alegeri 2018, sunt invitați să participe la una din sesiunile de informare, conform orarului de mai jos:

Bălți - 26 februarie 2018, ora 11:00. Hotelul VisPas, Str. Stefan cel Mare 1/2;

Chișinău - 26 februarie 2018, ora 15:30, Comisia Electorală Centrală, Str. V. Alecsandri 119, sala de conferințe et. 3;

Cahul, 27 februarie 2018, ora 11:00.  Restaurantul PRUT, str. Alexei Sciusev 5;

Toți solicitanții interesați sunt rugați să confirme participarea dnei Victoria Ignat la adresa de e-mail victoria.ignat@undp.org (ori la numărul de telefon 060008805), cu copie dnei Liliana Grecu la Liliana.grecu@undp.org până pe 22 februarie 2018, ora 17:00 (ora locală a Moldovei).

 

ОБЗОР

Проект ПРООН в Молдове «Укрепление демократии в Республике Молдова посредством инклюзивных и прозрачных выборов» (EDMITE), в партнерстве с Центральной избирательной комиссией (CEC) и Центром непрерывного образования в избирательной сфере (CICDE) объявляет Конкурс заявок для “ПРОГРАММЫ МАЛЫХ ГРАНТОВ – Выборы 2018” (далее – ПМГ – Выборы 2018).

Целевая задача ПМГ – Выборы 2018 – провести образовательные мероприятия для избирателей и представителей гражданского общества, используя подход от человека к человеку, адресованного конкретным целевым группам молдавских граждан, которые, обычно, не доступны для общих информационных кампаний, в соответствии с Руководством для заявителей.

Временные рамки проектов охватывают период с марта по ноябрь 2018 года.

Образовательные мероприятия для избирателей и представителей гражданского общества будут осуществлены в два этапа.

Первый этап (март-июль) предоставит информацию об участниках избирательных процессов и о роли граждан.

Второй этап (август-ноябрь) разъяснит электорату последние изменения, осуществленные в избирательной системе, и внесенные впоследствии изменения в избирательные процессы.

Максимальное значение запрошенной заявителем суммы для бюджета проектной заявки не должна превышать 10,000 долларов США для каждого проекта, покрывая оба этапа.

Бланк заявки и Руководство для заявителей размещены на Веб-сайте ПРООН в Молдове: http://www.undp.md/tenders/index/shtml. Эти документы можно также получить, отправив запрос г-же Виктории Игнат по адресу: victoria.ignat@undp.org.

ПАКЕТ ЗАЯВКИ ДОЛЖЕН СОДЕРЖАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ:

  • Бланк заявки (включающий запрошенную сумму бюджета и график проведения мероприятий), заполненный на русском, румынском или английском языках. (Бланки, заполненные вручную, не принимаются);
  • Копию Свидетельства о регистрации, доказывающее, что заявитель является зарегистрированным юридическим лицом;
  • Декларацию о партнерстве, в соответствующих случаях, подписанную сторонами;
  • Резюме руководителей проектов и членов команды, вовлеченных в процесс осуществления проекта (составленные в одинаковом формате для всей команды);
  • Насколько это возможно, краткое описание предыдущей релевантной деятельности подавшего заявку юридического лица (включая рекомендательные письма от других доноров, рекламные проспекты, брошюры, другие подходящие материалы /информации);
  • Прочие значимые материалы для донора с целью укрепления авторитетности заявителя и дополнительного обоснования проекта.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Предложения могут быть представлены на бумажном носителе либо в электронном виде. Предложения, полученные по факсу, будут отклонены. Неполные предложения не будут рассмотрены.

  1. a) Документы/предложения на бумажном носителе необходимо отправить почтой или доставить физически в запечатанном конверте с надписью: ПМГ – Выборы 2018, по следующему адресу:

                                ПРООН в Молдове, ул. 31 августа 1989, 131, MD-2012,

                                Кишинев, Республика Молдова

                                Отдел регистрации/закупок

  1. b) Предложения, отправленные по электронной почте, должны быть адресованы: tenders-Moldova@undp.org, с пометкой: ПМГ – Выборы 2018, ясно указанном в теме электронного сообщения.

Срок представления проектных предложений:
5 марта
2018 г., в 16:00 (по местному времени в Республике Молдова).

Правила и процедуры, направляющие процесс представления, отбора и внедрения ПМГ – Выборы 2018, доступны в Руководстве для заявителей.

Для получения ответов на вопросы или дополнительной информации просьба связаться:

с г-жой Викторией Игнат: victoria.ignat@undp.org,

направив копию г-же Еве Боунегру: eva.bounegru@undp.org

Все вопросы и разъяснительные ответы относительно процесса подачи заявок будут опубликованы на Веб-сайте ПРООН в Молдове: http://www.undp.md/tenders/index.shtml под соответствующей рубрикой конкурса на получение грантов.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ БРИФИНГИ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ЗАЯВИТЕЛЕЙ

Проект EDMITE, совместно с CEC и CICDE, проведет 3 региональные информационные брифинга для заинтересованных НПО/ОГО с целью урегулирования всех вопросов, касающихся процесса или содержания предложений. Представители юридических лиц, желающих подать заявку для участия в конкурсе на получение гранта, могут посетить любой информационный брифинг, согласно графику, приведенному ниже:

г. Бельцы – 26 февраля 2018 г., в 11:00. гостиница VisPas , ул. Штефан чел Маре 1/2;

г. Кишинев – 26 февраля 2018 г., в 15:30 по адресу: ул. Александри 119, Центральная избирательная комиссия, Конференц-зал, 3-й этаж;

г. Кагул - 27 февраля 2018 г., в 11:00 ресторан Прут,  ул.Алексей Щусев 5;

Все заинтересованные заявители должны подтвердить свое участие до 22 февраля 2018, в 17.00 (по местному времени в Республике Молдова),
позвонив по номеру: 060008805 или написав г-же Виктории Игнат victoria.ignat@undp.org,
направив копию г-же Лилиане Греку: liliana.grecu@undp.org

UPDATE 14/02/2018: Information on Small Grants Programme presentation meetings is now published.

Offers can be submitted either in hard copy, or electronically. Offers received by fax will be rejected. Incomplete offers shall not be examined.

  1. a) Documents/offers in hard copy need to be submitted in a sealed envelope and addressed to:
    UNDP Moldova
    131, 31 August 1989 Street, MD-2012, Chisinau
    Attention: Registry Office/Procurement
  2. b) Offers sent electronically need to be addressed to the following e-mail address:

tenders-Moldova@undp.org

Contacts:
Ms. Eva Bounegru, e-mail: eva.bounegru@undp.org
Ms. Liliana Grecu, e-mail: liliana.grecu@undp.org
Ms. Victoria Ignat, e-mail: victoria.ignat@undp.org

Supporting documents:

Letter of invitation to EoI 18/01692
Application Form (in English)
Application guidelines (in English)
Formular de aplicare (in Romana)
Ghidul aplicantului (in Romana)
Руководство для заявителей (на Русском)
Форма заявки (на Русском)

Clarification Questions & Answers:

There are no Clarification Questions submitted and/or answered by UNDP under this competition.

The deadline for requesting clarifications has passed.


Acknowledgement: Submission Instructions:

Should your company intend to submit a bid for this competition, you are kindly invited to register as a bidder in the UNDP Moldova database. Registration is simple and is done only once. However, it requires approval by UNDP Moldova, so you are encouraged to register as early as possible.

Registered bidders are able to sign the electronic Acknowledgement Letter and thus be notified by email about any updates, changes or clarifications concerning this particular competition. Registered bidders are also able to request clarifications, as well as to submit an offer online.

Sign the electronic Acknowledgement Letter

On-line submission functionality is currently not available.

Offers can be submitted either in hard copy, or electronically. Offers received by fax will be rejected. Incomplete offers shall not be examined.

  1. a) Documents/offers in hard copy need to be submitted in a sealed envelope and addressed to:
    UNDP Moldova
    131, 31 August 1989 Street, MD-2012, Chisinau
    Attention: Registry Office/Procurement
  2. b) Offers sent electronically need to be addressed to the following e-mail address:

tenders-Moldova@undp.org